Da bei einem Behandlungsfehler die Beweislastumkehr greift, ist es für das Personal wichtig, darzulegen und zu beweisen, wie es beim betreffenden Einsatz gehandelt und gearbeitet hat. Denn es besteht die Möglichkeit, dass der Träger des Rettungsdienstes aufgrund der sog. Arbeitnehmerhaftung, den an den geschädigten Patienten geleisteten Betrag vom Mitarbeiter zurückverlangen kann.
1.) Mitarbeiter des mobilen Rettungsdienstes: Den Mitarbeitern, die zu den jeweiligen Einsätzen fahren, stehen zur Dokumentation die sog. Notfallprotokolle zur Verfügung. In diesen ist festzuhalten, wie es dem Patienten beim Eintreffen geht, über welche Schmerzen er klagt, ob er bereits Medikamente eingenommen hat etc. Weiter muss dokumentiert werden, welche Maßnahmen und Untersuchungen das Personal vor Ort durchgeführt hat und wohin der Patient mit welcher Verdachtsdiagnose transportiert wurde. Es kann nur allen Mitarbeitern nahegelegt werden, dieses Protokoll bei jedem Einsatz so genau wie nur möglich auszufüllen, um bei späteren Rückfragen, Beschwerden oder gar gerichtlichen Verfahren vorweisen zu können, wie der Einsatz verlief. Denn sollte es tatsächlich zu einem Verfahren kommen, können Jahre vergehen und das Personal wird sich nicht mehr 100-prozentig an jeden Einsatz erinnern können. Daher ist das Notfallprotokoll nicht nur zu Dokumentationszwecken geeignet, sondern hilft den Mitarbeitern auch wieder auf die Sprünge, was die Erinnerung an den jeweiligen Einsatz betrifft.
2.) Mitarbeiter der Rettungsleitstelle: Einem Disponenten ist zu raten, jedes Gespräch – sei es ein Notruf oder lediglich ein Anruf zur Bestellung eines Krankenwagens wegen einer Entlassung aus dem Krankenhaus in ein Altenheim – so genau wie nur möglich zu dokumentieren. Denn sollte es zu Unstimmigkeiten oder Beschwerden kommen, wird sich der Disponent Wochen oder gar Monate später nicht mehr an jedes Detail zu diesem Anruf erinnern können. Zwar werden alle Gespräche aufgezeichnet und eine gewisse Zeit lang gespeichert, kommen die Beschwerden bzw. das Ermittlungsverfahren jedoch erst Monate später ins Rollen, sind die Tonbänder aufgrund des Datenschutzes meist schon gelöscht. Daher sollte jeder Disponent die ihm zur Verfügung gestellten Möglichkeiten der Dokumentation nutzen. In den meisten Leitstellen stellt der Träger des Rettungsdienstes eine Notrufabfrage zur Verfügung, nicht nur um den Disponenten die Arbeit zu erleichtern, sondern auch, um mögliche Fehlerquellen zu minimieren. Fast alle Notrufabfragesysteme geben dem Disponenten Hilfestellungen, damit er wichtige Fragen zu den einzelnen Notfällen nicht vergisst. Das jeweilige System speichert die vom Disponenten eingegebenen Daten zur Lagemeldung, zur Anamnese, die Verdachtsdiagnose sowie die Entsendung des alarmierten Rettungsmittels. Wenn der Arbeitgeber den Mitarbeitern eine solche Abfrage zur Verfügung stellt und sie darauf eingewiesen hat, ist dies nicht nur als Hilfeerleichterung, sondern auch als Dienstanweisung, diese zu benutzten, zu sehen. Ein Verstoß dagegen kann nicht nur arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern erschwert es dem Disponenten auch im Falle eines gegen ihn eingeleiteten Ermittlungsverfahrens dem Gericht darzulegen, dass ihm keine Sorgfaltspflichtverletzung vorgeworfen werden